Pierwszy kontakt

W mediach czas jest najważniejszym determinantem wszystkich działań. News traci szybko na swojej aktualności, dlatego nie należy zwlekać z rozesłaniem go do mediów. Kluczem jest odpowiednie dobranie tematu do profilu redakcji, tak by dziennikarze otrzymywali wyłącznie wiadomości, które mogą ich rzeczywiście zainteresować. Służyć temu może budowanie baz mediów, grupujących kontakty tematycznie lub produktowo. Dzięki temu podczas masowej wysyłki informacji możemy mieć pewność, że wiadomość otrzymają jedynie wyselekcjonowani dziennikarze.

Mail jest najbardziej powszechną formą kontaktu z redakcjami, jednak znacznie lepszą metodą na pitchowanie tematu jest rozmowa telefoniczna. Z jednej strony musimy wiedzieć do kogo zadzwonić z informacją, z drugiej zdobycie numeru telefonu wymaga nierzadko wielu zabiegów. Podczas rozmowy telefonicznej na pewno warto się przedstawić i wyjaśnić krótko temat, który chcielibyśmy zaproponować redakcji. Jeśli dziennikarz go odrzuci, należy mieć pod ręką kilka alternatyw, tak by rozmowa nie zakończyła się po 1 minucie. W wypadku odrzucenia wszystkich tematów, podziękujmy za poświęcony czas i pożegnajmy się. Nawet jeżeli za pierwszym razem nie wszystko poszło po naszej myśli, to przy kolejnej rozmowie będziemy mieli płaszczyznę/punkt odniesienia dla dalszych rozmów. 

Zawsze na czas

W wypadku, gdy dziennikarz zdecyduje się przygotować materiał na wybrany temat, rola dobrego PR-owca powinna być skoncentrowana na szybkim i sprawnym dostarczaniu mu informacji, wypowiedzi oraz zdjęć. Choć czasami zdobycie kilku odpowiedzi prezesa na przesłane pytania wymaga czasu, to nie należy z tym zwlekać dłużej niż kilka dni. Jeśli zdarzą się nam przesunięcia, z grzeczności powinniśmy poinformować o tym dziennikarza. Niedopuszczalne jest nieodbieranie telefonów czy ignorowanie maili. Redakcje pracują swoim rytmem, jeśli materiał nie zostanie dostarczony na czas to możliwość publikacji po prostu przepadnie. W wypadku serwisów internetowych na szczęście współpraca jest bardziej elastyczna. Komunikacja z dziennikarzem na każdym etapie przygotowywania materiału jest kluczowa. Praca z telewizją czy radiem również wymaga punktualności, umówiony termin nagrania materiału można przełożyć lub odwołać wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach.

Pozostaje jeszcze kwestia autoryzacji materiałów, które mają ukazać się w mediach. Zgodnie z prawem prasowym autoryzacji podlega wyłącznie wywiad/wypowiedź, a nie cały artykuł. Mimo to dziennikarze niemal codziennie proszeni są o przesłanie materiału „do akceptacji”. Warto wiedzieć, że redakcje nie mają takiego obowiązku, a proszenie o to w niewłaściwych okolicznościach jest wyrazem braku profesjonalizmu. Z czasem, gdy nasza relacja z dziennikarzem się umocni i wspólnie z sukcesem przygotujemy kilka materiałów jest szansa, że otrzymamy je jeszcze przed publikacją z prośbą o opinię.

Niespodzianka!

Od czasu do czasu warto zaprzyjaźnionych dziennikarzy czymś zaskoczyć. W przypadku premiery nowego produktu lub ważnego z punktu widzenia firmy wydarzenia można pokusić się o tzw. wysyłkę kreatywną. Jest to dobry sposób na zainteresowanie redakcji tematem i jednocześnie sprawienie dziennikarzom przyjemności. Wysyłka kreatywna odbywa się za pośrednictwem kuriera bądź poczty. Redakcje otrzymują paczki ze słodyczami, śmiesznymi gadżetami lub przedmiotami, które nawiązują do tematu wiadomości. Ta najczęściej dołączona jest na pendrivie z logo firmy. Paczka powinna zawierać również spersonalizowaną kartkę, wyjaśniającą dziennikarzowi sens przesyłki. Stanowi ona miły pretekst do kontaktu telefonicznego, a część dziennikarzy (aktywnych w mediach społecznościowych) na pewno pochwali się prezentem, co wpłynie korzystnie na wizerunek firmy.