W istocie – pracujemy z ludźmi. To najważniejszy aspekt, o którym koniecznie należy pamiętać. Zacznijmy jednak od początku.

Dobra baza mediów nie powinna zawierać jedynie imienia i nazwiska dziennikarza, nazwy redakcji, adresu e-mail oraz numeru telefonu. Przygotowanie tego narzędzia to mozolna, zwykle nielubiana praca. Często problem polega na tym, że zleca się ją praktykantom lub juniorom, którzy zwykle nie wiedzą, jakich danych szukać.

Wydaje się, że to nic trudnego. Wybrać media, otworzyć stronę internetową, spisać dane do redakcji i po sprawie. W wariancie trudniejszym – sięgnąć po daną gazetę, magazyn lub czasopismo, odszukać stopkę redakcyjną, odczytać podany numer telefonu, adres mailowy (zwykle w formacie redakcja@domena.pl lub podobnie). Niestety – skuteczność dotarcia z informacjami prasowymi do mediów raczej nikogo nie zachwyci. Równie dobrze możemy zamieścić newsa na stronie i poczekać, czy ktoś się nim zainteresuje. Tymczasem trzeba zakasać rękawy i wziąć się rzetelnie do pracy.

Pierwsze kroki

Punktem wyjścia jest dobór odpowiednich mediów. Nie tylko tych stricte związanych z branżą, w której działamy, ale też takich, którzy nawet potencjalnie mogą zainteresować się produktami czy działaniami firmy. Szukajmy wielowymiarowo.

Po pierwsze przejrzyjmy dokładnie strony portali. Dołóżmy wszelkich starań, aby sprawdzić, czy nie został tam podany adres dedykowany właśnie naszym mailingom. To zaoszczędzi nam czasu, pieniędzy i nie narazi na zniecierpliwienie dziennikarzy, którzy zawrócą nas do punktu wyjścia.
Następne zadanie, to sprawdzenie, czy w poszczególnych redakcjach są osoby zajmujące się naszą „działką”. Zapiszmy sobie ich nazwiska. Przydadzą się za chwilę, gdy będziemy szukać z nimi bezpośredniego kontaktu. Warto także zidentyfikować, czy dany tytuł ma określoną formułę adresów mailowych. To także ułatwi rozmowę.

Kolejnym krokiem jest zarezerwowanie sobie kilku dni (raczej niż godzin) oraz wyposażenie się w cierpliwość. Telefon w dłoń, uśmiech na twarz i redakcja po redakcji wykonujemy tę samą czynność. Dowiadujemy się, czy dziennikarze, których wytropiliśmy wcześniej będą faktycznie zainteresowani otrzymywaniem od nas informacji. Udowodnijmy, że wykonaliśmy już pewną pracę i jesteśmy przygotowani – zweryfikujmy, czy będziemy korzystali z prawidłowego adresu mailowego. Zapytajmy o numer bezpośredni, zapiszmy go i odczytajmy na głos, sprawdzając, czy nie zdarzyła się nam pomyłka. I tak aż do wypełnienia wszystkich rubryczek.

Komplet materiałów

Idealna baza powinna też zawierać adres redakcji – przyda nam się do wysyłania produktów do testów, życzeń okolicznościowych czy wizyt u dziennikarzy. Zostawmy sobie też miejsce na notatki. Wraz z rozwojem znajomości z poszczególnymi osobami powinniśmy tam umieszczać informacje, które mogą okazać się kluczowe, np. „tylko informacje z wynikami finansowymi”, „lubi zwięzłe materiały”, czy nawet poufne wzmianki „wielbicielka kotów”, „wegetarianin”, „nie przyjmuje prezentów okolicznościowych”. Takie zapiski pozwolą nam bardzo indywidualnie podchodzić do każdego, co znacząco ułatwi współpracę.

Taka kartoteka jest podstawą nie tylko dla pracy z mediami, ale także z dystrybutorami, czy osobami po stronie klienta. Ogrom wykonanej pracy szybko będzie przynosił widoczne wyniki. A my… wcale nie spoczniemy na laurach, ponieważ takie dane wymagają regularnej aktualizacji. Iście syzyfowa praca!

Karina Sękowska
PRcontext

Nie chcesz, lub nie masz czasu samodzielnie budować bazy mediów? 
Skorzystaj z możliwości Pressium, a my pomożemy Ci stworzyć bazę dziennikarzy!