Sednem każdej informacji prasowej powinien być wyczerpujący tekst na temat, który potencjalnie może zainteresować dziennikarza z danej branży. Zanim zaczniesz tworzyć materiały dla mediów zadaj sobie kilka pytań:

• Czy informacja jest aktualna?
• Czy dysponujesz kompletem danych do jej przygotowania?
• Które redakcje chętnie publikują informacje na podobne tematy? 
• Dlaczego to właśnie Twoja informacja powinna zostać opublikowana?

Powszechnym błędem popełnianym przez specjalistów ds. komunikacji jest wysyłanie do dziennikarzy zbyt dużej liczby informacji prasowych, które są nieaktualne, pełne błędów oraz co gorsza są utrzymane w tonie broszury reklamowej firmy. Takie materiały bardzo rzadko znajdują odbiorców, a najczęściej maile od ich autora lądują w folderze SPAM.

Pamiętaj, że nie każda informacja jest na tyle ciekawa, by wysyłać ją do dziennikarzy. Jeśli chcemy poinformować o wydarzeniu firmowych, które miało miejsce tydzień wcześniej wystarczy krótka notatka na stronie internetowej przedsiębiorstwa lub post na Facebooku, a nie masowa wysyłka do wszystkich redakcji, jakie mamy w naszej bazie kontaktów.

Konstrukcja newsa

Jeśli po krytycznej analizie dojdziemy do wniosku, że informacja jest ciekawa, nowa i potencjalnie może zainteresować wiele redakcji, możemy zacząć przygotowywać materiały prasowe. Podstawą będzie oczywiście tekst samego newsa, który pozwoli dziennikarzowi poznać temat. Zasady konstruowania takiej informacji są powszechnie znane i nie należy ich modyfikować, nawet w imię kreatywności.

Przede wszystkim tekst powinien odpowiadać na pytania: Kto? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego? Tylko taką informację możemy uznać za kompletną. Żaden dziennikarz w natłoku obowiązków nie będzie dzwonił do firmy, aby dopytać o szczegóły, niestety raczej zrezygnuje z publikacji materiału.

Tekst powinien składać się z kilku elementów: daty, intrygującego tematu, leadu – krótkiego, kilkuzdaniowego streszczenia informacji, następnie 3-4 akapitów rozwijających temat, cytatu, który zawsze wzbogaca informację oraz kontaktu do osoby odpowiedzialnej za relacje z mediami. 

Sprawdź zanim wyślesz

Dokument zawsze warto wydrukować i jeszcze raz przeczytać przed wysyłką do dziennikarzy. Ludzkie oko bywa zawodne i nie zawsze jest w stanie wychwycić literówki czy nieprawidłowy szyk zdania na ekranie komputera. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy tekst był wielokrotnie modyfikowany i uzupełniany o nowe elementy. W idealnej sytuacji, jeśli dysponujemy czasem, informację po napisaniu możemy „odłożyć” na 1-2 godziny i powrócić do niej ze świeżym spojrzeniem. Jeśli nie jesteśmy w tak komfortowej sytuacji, pokażmy tekst osobie, która nigdy wcześniej nie miała z nim do czynienia. Jej uwagi powinny być dla nas cennymi wskazówkami przy jego modyfikacji.

Niezbędne dodatki

Obowiązkowo do tekstu informacji dołącz załączniki graficzne, może to być zdjęcie dobrej jakości, grafika, infografika lub link do filmu. Pamiętaj, że dziennikarze otrzymują średnio kilkadziesiąt informacji dziennie, ważne więc by Twój mail nie był zbyt „ciężki”. Jeśli nie korzystasz ze zintegrowanych narzędzi takich jak Pressium, zdjęcia w wysokiej jakości do druku dla prasy umieść na zewnętrznej platformie, a link wklej do maila. Dzięki temu dziennikarz otrzyma komplet materiałów, a w jego skrzynce mailowej wciąż pozostanie wiele miejsca.

Klik i już?

Wysyłka jest etapem wieńczącym Twoją pracę. Jeśli dokonałeś krytycznej analizy swojego newsa z pewnością już wiesz, do których redakcji wysłać swój komunikat. Pamiętaj by informację umieścić również na stronie internetowej i w biurze prasowym, bo to z tych źródeł w pierwszej kolejności będą czerpać dziennikarze. Jeśli podczas wysyłki korzystasz z firmowej poczty nigdy nie używaj funkcji DW (Do Wiadomości), wklejanie tu całej listy adresów mailowych do mediów odczytywane jest jako brak profesjonalizmu. Ponadto inni odbiorcy mają wgląd do listy Twoich kontaktów, o które wielokrotnie musiałeś długo zabiegać.

W wypadku wysyłki selektywnej do kilku dziennikarzy można pokusić się o spersonalizowanie wiadomości, dodając: „Dzień dobry Panie Maćku! Przygotowałem dla Pana informację o naszym nowym produkcie, o którym wspominałem podczas ostatniej rozmowy…”. Takie jedno zdanie często wystarczy by dziennikarz poczuł, że poświęciliśmy czas by przygotować materiał specjalnie dla niego.