Studium przypadku

Jedna nieprzemyślana decyzja (no dobrze, nie owijajmy w bawełnę - ta decyzja była idiotyczna) spowodowała cały szereg problemów:

• List z dużym załącznikiem mógł zatkać dziennikarzowi skrzynkę. Gdyby więcej osób wysłało duże załączniki to szansa na uziemienie skrzynki dziennikarza jest spora, jeżeli nie przewidział takiej sytuacji i nie zwiększył pojemności ponad rozsądne granice.
• Jeżeli odbiorca miał limit do 25 MB to list się odbił i wrócił do nadawcy.
• Przy masowej wysyłce zawsze jakieś konta odbijają pocztę. Niektóre adresy mogą być nieaktualne lub serwer odbiorcy może mieć chwilowe problemy i wtedy "ciężkie" listy wracają do nadawcy.
• Ogromne, wracające do nadawcy listy, zatkają mu skrzynkę i uniemożliwią lub utrudnią kontakt z dziennikarzem, który mógł potrzebować pilnego kontaktu.
• Jeżeli agencja PR ma już skrzynkę zapchaną zwrotami, to nie można się z nią skontaktować. Dziennikarz nie wie wtedy czy konto przestało istnieć (zwykle stare konta są zapchane, bo nikt ich nie sprawdza) czy może agencja PR nie reaguje na jego listy (nie każdy dziennikarz wie, co oznaczają komunikaty o błędach w zwracanych mailach).
• Agencja psuje opinię nie tylko sobie, ale też swojemu klientowi.

PR-owiec stworzył chaos. Czyli zjawisko, którego nie powinien nigdy wywoływać. Szkodzi w ten sposób dziennikarzowi i sobie. Gdy moja poczta ściąga się podejrzanie długo, opinia o nadawcy przestaje nadawać się do druku:-)

Proszę, zapamiętajcie: dużych załączników nie powinno wysyłać się mailem, jeżeli odbiorca o to wyraźnie nie poprosił. Żadnych zdjęć, plakatów do druku, prezentacji lub o zgrozo - muzyki i filmów.

Niewiele osób wie, że załącznik w mailu jest o 1/3 większy niż plik na dysku (to wynik przekodowania danych z postaci 8 bitowej na 6 bitową). Czyli plik 5 MB zajmie w mailu 6,5 MB.

Dwadzieścia lat temu nie podejrzewałem, że doczekam czasów, kiedy jedna z elementarnych zasad dobrego wychowania (ta zasada dotyczy nie tylko branży PR) nadal nie będzie przestrzegana. To elementarz Internetu i podstawowa zasada posługiwania się pocztą elektroniczną. ABC każdego PR-owca i rzecznika.

Jak to zrobić dobrze?

Wystarczy w mailu umieścić linki do plików znajdujących się na serwerze, np.:

• http://serweragencji.pl/pliki/komunikat056-plakat.jpg
• http://serweragencji.pl/pliki/komunikat056-prezes.jpg
• http://serweragencji.pl/pliki/komunikat056-prezentacja.pdf

lub do plików spakowanych w archiwum .zip:

• http://serweragencji.pl/pliki/komunikat056.zip

Ponieważ pliki .zip muszę rozpakować, a to zajmuje cenną chwilę, więc osobiście wolę listę linków do osobnych plików:-)

Jeżeli agencja nie ma swojego serwera, nie szkodzi - są usługi i miejsca w sieci (także bezpłatne), które umożliwiają wgranie plików i udostępnienie ich dziennikarzowi. Zamiast tony plików wędrujących między skrzynkami i sprawiających problemy, mamy kilka linijek tekstu. Jakie to eleganckie i praktyczne rozwiązanie! Jeżeli ktoś będzie zainteresowany plikami, kliknie na nie i pobierze to, co go interesuje.

Wiele firm trzyma na serwerach całe archiwa zdjęć do wyboru w różnych rozdzielczościach i wielkościach. Są też materiały wideo i audio, często profesjonalnie zarchiwizowane z opisami i poukładane tematycznie. Lubię takie skarbnice materiałów do wykorzystania! Jeżeli nadal ktoś będzie chciał dostać konkretne pliki mailem, zawsze może napisać do nadawcy z prośbą o ich podesłanie.

Uwielbiam rzeczników i PR-owców, którzy nie przysyłają żadnych załączników lub ograniczają się do jednego lub dwóch niewielkich plików. Otrzymuję wtedy tylko prosty tekst komunikatu w mailu i odnośnik do serwisu WWW z kompletem informacji (są tam zdjęcia i komunikaty w różnych wersjach, np. w PDF do druku).

Przy 100-200 informacjach prasowych dziennie, brak dużych załączników ma ogromny wpływ na wygodę pracy dziennikarzy!

Dariusz Majgier
Warszawski Serwis Informacyjny Reporter.pl