W poprzedniej części wskazaliśmy kilka działań, które warto zastosować już od pierwszego dnia współpracy, aby nasze relacje z klientem stały się nieco przyjaźniejszej. Kontynuujemy ten wątek, opierając się przy tym na realnych doświadczeniach.

Terminowość i punktualność

Nieco przestarzała i mało modna obecnie kindersztuba propagowała postawę, iż punktualność jest wyrazem szacunku dla drugiej osoby. Dziś żyjemy w pośpiechu, mamy na głowie tysiące spraw, robimy kilka rzeczy jednocześnie i…. nic dziwnego, że zdarza nam się spóźniać. Nic dziwnego? Nie do końca.

Wyposażeni w super-hiper nowoczesne rozwiązania, planery, kalendarze, „przypominajki” i budziki oraz w niezbędną wiedzę dotyczącą zarządzania czasem, mimo wszystko coraz częściej odkładamy realizację zadań na ostatnią chwilę. „Nie mam czasu planować”, „są ważniejsze sprawy”, „coś mi wypadło” – i budzimy się na kilka sekund przed lub nawet po (!) ustalonym terminie.

Tego rodzaju bylejakość nie świadczy o nas najlepiej. Jak sobie z nią radzić? Najłatwiej jednak planować. Nie mówimy tu o godzinach spędzanych nad listą zadań do wykonania i zastanawiania się, gdzie je umieścić w matrycy Eisenhowera. Pomoże nam znajomość własnego organizmu i jego wydajności oraz kartka papieru czy dokument w komputerze. Spiszmy rzeczy, które musimy wykonać, ale zaznaczmy też wyraźnie wymagane terminy ich realizacji. Większe podzielmy na etapy. I konsekwentnie je wypełniajmy. Starajmy się jednak tak postępować, aby działać efektywnie. Wówczas zadania nie będą „awykonalne”.

W relacjach z klientem czy dziennikarzami (a jedno wiąże się z drugim) niezmiernie ważne jest – o dziwo! – utrzymywanie kontaktu. Niejednokrotnie okazało się, że krótka informacja zwrotna świadcząca o przyjęciu do wiadomości zadania czy zapytania wraz z podaniem terminu pełnej odpowiedzi pozwoliła drugiej stronie spokojnie planować swoją pracę.

Może jednak okazać się, że terminy, kolokwialnie mówiąc, się posypią i spóźnimy się z dostarczeniem wymaganej od nas pracy. Takich sytuacji nie da się uniknąć, ale kiedy widzimy, że spóźnienie staje się realne, uprzedzajmy o tej ewentualności. Zaoszczędzimy klientowi wielu nerwów, jednocześnie pokazując, iż niezależnie od przyczyny, staramy się zachować możliwie najwyższą jakość obsługi i pozostajemy z nim w kontakcie.

Bądź uszami i oczami – czyli śledź co się dzieje na rynku

Niby oczywiste, a jednak. Okazuje się, że tryliony informacji, które bombardują nasze oczy i uszy z prędkością światła są nie tylko potrzebne nam do podwyższania swojej wiedzy, ale też mogą okazać się bezcenne dla klienta. 

Warto zwracać uwagę na tematy bardziej lub mniej powiązane z obszarem działań naszego klienta. Przeglądajmy raporty, szukajmy danych, wskazówek czy opracowań – nigdy nie wiemy, co i kiedy może okazać się przydatne. Od czasu do czasu wyślijmy odpowiedniej osobie krótki mail z informacją typu: „Znalazłam/rzuciły mi się w oczy takie dane – pomyślałam, że mogą się Was/Panią/Pana zainteresować”. Można dodać dwa zdania uzasadnienia dla naszego powiadomienia.

Zwykle klient podziękuje, doceni proaktywność. Jeżeli informacja będzie istotna, na pewno zapamięta, iż dostał ją od nas. Czasami w naszej skrzynce mailowej pojawi się prośba o pogłębienie tematu, szersze zbadanie zagadnienia i podesłanie dodatkowych analiz. Wówczas, w zależności od umowy pomiędzy nami a klientem, albo napiszemy: „Z przyjemnością. Cena takiego opracowania to …*” *(wstaw odpowiednio wysoką kwotę, najlepiej w obcej walucie), albo… czeka nas kilka godzin żmudnych godzin przekopywania Internetu, wydzwaniania do ekspertów i klepania w klawiaturę. W nagrodę, jeśli trafiliśmy na „ludzkiego pana”, dostaniemy podziękowanie na piśmie. W mailu. Jednym wyrazem lub zdaniem. Ale za to napełni nas satysfakcja – ile nowych rzeczy mieliśmy okazję się dowiedzieć!

Karina Sękowska
PRcontext

Zobacz ostanią część tekstu, na temat budowy poprawnych relacji pomiędzy agencją PR i klientem.