Zgodnie z zasadą „nasz klient, nasz pan” zleceniodawca może zmieniać zdanie, wymagać, narzucać, a my musimy się dostosować i z uśmiechem na ustach, porywając się czasami z motyką na słońce, walczyć z wiatrakami i spełniać marzenia Tego, Który Płaci Faktury.

Czy można coś zrobić, żeby jakoś ułatwić sobie współpracę? Oswoić bestię i wychować rozbestwionego do granic możliwości Pana i Władcę? Na pewno nie w każdym przypadku, jednak już od pierwszego dnia warto zastosować kilka działań, które przyczynią się, jak wynika z doświadczenia, do nieco przyjaźniejszej współpracy.

Klient też człowiek

Rozpoczynając pracę z nowym klientem, warto uważnie analizować informacje, jakie zawarte są w mailach, telefonach czy samym zachowaniu osoby po drugiej stronie. Baczni obserwatorzy wyciągną wnioski i dostosują się do stylu pracy osoby po drugiej stronie, co będzie dla obydwojga niewątpliwą korzyścią.

Zwracajmy uwagę, czy klient jest osobą nastawioną na relacje i lubi przemycać dykteryjki o sobie i  życiu prywatnym. Przypatrując się rytmowi dnia Osoby, Dzięki Której Mamy Na Chleb, dowiemy się jak wygląda jej dynamika dnia. Po godzinach i regularności, w jakiej do naszej skrzynki będą wpadały maile, zorientujemy się, czy możemy spokojnie oczekiwać odpowiedzi na nasze zapytania, czy powinniśmy jednak zdecydowanie przypominać, że jakaś sprawa czeka na załatwienie.

Każdy z nas ma swoje lepsze i gorsze dni. Wszyscy mamy jakieś przyzwyczajenia, wady i zalety. Dokładne poznanie swojego Zleceniodawcy, może zaowocować wypracowaniem modelu, w którym i On i my będziemy działać efektywnie i z satysfakcją. Uwierzcie, ale klienta da się „wychować” i „nauczyć”, że są sytuacje, kiedy ludzkie potrzeby, a nawet przywary biorą górę nad chęciami i rzetelnością.

A jeśli trafimy na Jednostkę Niereformowalną, Egoistyczną, Zadufaną w Sobie oraz Poganiacza Niewolników? Zdarzają się i tacy. Wtedy możemy zaoszczędzić sobie energii na bezsensowne walki i…. zaakceptować taki stan. Pamiętajmy jednak, żeby zadbać maksymalnie o własny komfort pracy, bo tylko to ochroni nas od szaleństwa!

Szanuj czas klienta i naucz go szanować Twój

Reguła ta może wydać się dziwna, szczególnie kiedy w piątek o 15:00 dostajemy mail z żądaniem gruntownego rozpoznania rynku konkurencji lub sporządzenia szczegółowej bazy mediów. Z terminem wykonalności na poniedziałek rano! Budzi się wtedy przypuszczenie, że nasz klient, nie śpi, nie pije, żyje jedynie pracą, a co gorsze – wymaga tego od nas.

W takiej sytuacji spróbujmy negocjować, podając racjonalne argumenty. Na nic zdadzą się informacje, że „dziecko w przedszkolu”, „80. Urodziny Babci”, czy zaplanowany wyjazd na weekend. Starajmy się rzetelnie wyznaczyć termin, w którym bez zbędnego marnotrawienia czasu jesteśmy w stanie wykonać wymagane zadanie.

Ale stosujmy też zasadę wzajemności – nie zawracajmy klientowi niepotrzebnie głowy. Starannie zbierajmy dokumenty i wizualizacje, które mogą być dla nas przydatne, zapisujmy ważne informacje, pamiętajmy (w miarę możliwości) o wskazówkach, które dostajemy od drugiej strony.

Jeżeli już potrzebujemy uzyskać dodatkowe dane lub skontaktować się pilnie z kimkolwiek po drugiej stronie, zbierzmy wszystkie pytania i potrzeby w jedną wiadomość. Przyda się również jasne określenie celu i czasu, w jakim odpowiedź powinna do nas dotrzeć. Sporadycznie, w niezwykle istotnych sprawach można wysłać SMS prosząc o zajęcie się naszym „zamówieniem”. Zdecydowanie jednak nie powinno się tego rozwiązania nadużywać!

Również tu przyda się znajomość klienta i sposobu, w jaki planuje swój czas pracy. Jakkolwiek trudne może okazać się rozeznanie, czy wszystkie rzeczy wykonywane są na przysłowiową ostatnią chwilę, czy jednak zostaje jakiś bufor czasu, lepiej zostawić sobie (i Tej Drugiej Stronie) odrobinę swobody. Dzięki temu nie będziemy ścigać Zleceniodawcy ponagleniami, zasypywać mailami czy SMSami. A i klient będzie miał pewność, że jeśli potrzebujemy od niego informacji lub odpowiedzi, to nie będzie to niepotrzebne zabieranie czasu prośbami o błahostki.

Zastanówmy się też czasami, czy istnieje ktoś inny, kto może udzielić nam pomocy w określonym temacie. Może można samemu poszperać w Internecie i swoich zasobach lub skontaktować się z osobami, których wiedza będzie dla nas przydatna? W końcu – nie ma ludzi niezastąpionych ;) Teoretycznie :D

Jakość, a nie jakoś

Już od pewnego czasu w naszej branży powiedzenie „Nie ważne, jak mówią, ważne, żeby nazwiska nie przekręcali” nie ma zastosowania. W dobie błyskawicznie rozchodzących się informacji, każdy detal ma znaczenie, wszystkie dane muszą być rzetelnie zebrane i pochodzić z wiarygodnych źródeł. Szkody, które mogą powstać z niestaranności mogą odbić się na wizerunku klienta, ale rykoszet trafi i nas. Przecież to my się wypowiadamy w imieniu obsługiwanych firm i osób.

Dbałość w wykonywanej pracy, to nie tylko weryfikacja danych i sprawdzanie źródeł. Starannie przygotowane materiały prasowe, które dostaną dziennikarze wystawią nam wizytówkę, jakiej nie będziemy musieli się wstydzić. I tu uwaga! Przygotowując wysyłkę, przeczytajmy ze zrozumieniem wszystkie teksty, sprawdźmy przecinki, literówki, podpisy, nazwiska. Zwróćmy uwagę na formatowanie dokumentów.

Podane powyżej „zalecenia” dotyczą też prac, które wykonujemy dla klienta – raportów, dokumentów pytań i odpowiedzi, strategii, planów czy prezentacji. Zaplanujmy sobie czas tak, aby „świeżym okiem” spojrzeć na układ stron, przeczytać jeszcze raz całość i wyłapać potencjalne błędy.

Musimy jednak uważać, aby nie wpaść w pułapkę perfekcjonizmu. Jeżeli zaczniemy po wielokroć weryfikować materiały, wytężać wzrok, szukając błędów i spędzać hekto-godziny co do milimetra rozkładając ilustracje w tekście, staniemy się po prostu nieefektywni. Lepiej poprosić kogoś o przeczytanie wypracowanego materiału, nawet jeżeli nasz korektor nie będzie ekspertem w temacie, o którym piszemy. A jeśli coś nam umknie? Trudno – w końcu jesteśmy tylko ludźmi!

Karina Sękowska
PRcontext

Zobacz druga część tekstu, w któej znajdziesz kolejne aspekty poprawnych relacji pomiędzy agencją PR i klientem.