KISS

Nie, nie chodzi tu o to, aby wysyłać klientowi czułe buziaki. Ten nieco zażyły w swojej wymowie akronim kryje złotą zasadę, która ułatwia komunikację i zaoszczędza czas: Keep It Short and Simple. Krótko i konkretnie. 

Niezależnie od tego, czy rozmawiamy z klientem osobiście, za pośrednictwem telefonu, piszemy mail czy opracowujemy dokument – oszczędźmy sobie i drugiej osobie rozległych i zawiłych elaboratów. Trzymajmy się tematu, precyzyjnie przekażmy, co jest do przekazania, sprawdźmy czy odbiorca potrzebuje dodatkowych informacji i… realizujmy kolejny punkt na liście zadań.

W zależności od charakteru klienta, a powinniśmy się w miarę szybko zorientować, jaki sposób komunikacji wybiera, w mailach możemy używać krótkich zdań, równoważników, a nawet wypunktowanych wyrazów. Koniecznie jednak trzeba zachować zasady grzecznościowe i przejrzystość rozmowy. Oczywiście, w ramach zdrowego rozsądku – bo ileż razy można używać pozdrowień i podpisów typu „Witam/Hello/Dear/Pozdrawiam/Z poważaniem” czy „With kindest regards”? Chodzi o pokazanie, iż szybka i dynamiczna wymiana korespondencji nie oznacza jednocześnie utraty szacunku i słownej przepychanki. Swoje miejsce trzeba znać.

Podstawową korzyścią ze zwięzłego przekazywania swoich myśli jest ilość czasu, który ona zabiera. W niewielu, dobrze dobranych słowach, można zręcznie przekazać naprawdę pokaźną dawkę informacji. W przypadku dokumentów (raportów, analiz czy opracowań) przydatne mogą okazać się wizualizacje – grafiki, tabele, wykresy. Nasz klient – wzrokowiec doceni wyraźne i czytelne obrazy w spokojnych kolorach, czy też klarowną strukturę. Z kolei słuchowiec, w czasie rozmowy, lepiej zapamięta sobie dobitnie podane komunikaty z odpowiednią intonacją, która wyróżni je z toku wypowiedzi.

Bądź nie tylko PRowcem, ale też doradcą.. i asystentem

Bywa, że nasz Klient to istota wygodna, zabiegana, wymagająca i skupiona na swoich zadaniach. Wiele osób z naszej branży często żywi głębokie przekonanie, że skrzynka mailowa to swoisty Trójkąt Bermudzki, w którym bez śladu znikają nasze wiadomości. Możemy dobijać się wielokrotnie, prosząc o informacje, odpowiedzi na pytania czy wewnętrzne dokumenty konieczne do naszej pracy. Jak grochem o monitor!

W takich wypadkach jesteśmy zdani na siebie i niewiele jesteśmy w stanie wywalczyć. Często jednak okazuje się, że to nie kwestia złośliwości czy niskich priorytetów, które są przydzielane naszym potrzebom. Menedżerowie są pochłonięci swoimi zadaniami, terminami i wytycznymi, przez na nasze maile rzucą okiem i … odłożą na wolną chwilę, która z reguły nie nadchodzi.

Warto zdobyć nieco wiedzy o obowiązkach, z którymi mierzy się codziennie nasz współpracownik z drugiej strony kontraktu. Poświęcenie chwili wysiłku, baczniejsza uwaga w czasie rozmowy, czy zwykła ludzka empatia pozwolą nam wyjść naprzeciw oczekiwaniom i wspomóc nieco Chwilami Najmniej Wyrozumiałą Osobę. Czy to tak dużo, żeby okazać odrobinę życzliwości, uśmiechnąć się i wyciągnąć pomocną dłoń? Czasem spojrzenie na jakąś kwestię z zewnątrz, podsunięcie myśli lub po prostu przypomnienie o zbliżającym się terminie jakiegoś zadania pozwala przeorganizować swoją pracę i może przynieść znacznie lepsze efekty.

Pamiętajmy zatem, że klient też człowiek i ustalmy z nim, kiedy i jak możemy wesprzeć go w określonym temacie.  A może jesteśmy w stanie odciążyć klienta w jego pracy, usprawnić współpracę, lepiej planować terminy? Public Relations to przecież sztuka budowania i utrzymania relacji z różnymi osobami. Najczęściej nie warto sztywno trzymać się ram wytyczonych w umowie, tylko wykazać inicjatywę i wspólnie zbudować jeden zespół.

Karina Sękowska
PRcontext